Uživatelský manuál

Vítejte na BR Asset Wiki

mockupTento manuál popisuje obsluhu webového a mobilního prostředí systému BR Asset. Je určen koncovým uživatelům a administrátorům – neobsahuje technickou dokumentaci pro vývojáře ani nasazení serveru.

BR Asset je systém pro evidenci assetů (majetku / položek – typicky software, licence, hardware a další kategorie), sledování jejich umístění, odpovědných osob, vlastností a expirací termínů. Upozornění na tyto expirace přichází uživateli ve formě e-mailů nebo notifikací na mobilním telefonu.

Jak číst tento manuál

Obsah

  1. Úvod do systému a základní pojmy

  2. Přihlášení a účet

  3. Role a oprávnění
  4. Rozhraní aplikace
  5. Domovská stránka
  6. Seznamy assetů
  7. Detail assetu
  8. Vytvoření a úprava assetu
  9. Převod odpovědnosti a vyřazení
  10. Sledování assetů
  11. Typy, vlastnosti a atributy
  12. Firmy a pobočky
  13. Správa uživatelů
  14. Notifikace v aplikaci
  15. Systémové e-maily
  16. Import a export
  17. Audit
  18. Mobilní aplikace
  19. Demo režim
  20. Průvodce a nápověda
  21. Doporučený postup prvního nastavení
  22. Časté situace a tipy

1. Úvod do systému a základní pojmy

1.1 Účel systému

BR Asset slouží k evidenci položek (assetů), hlídání termínů jejich platnosti (expirací), přiřazení odpovědných osob a organizačnímu zařazení do firem a poboček. Systém upozorňuje uživatele v aplikaci i e-mailem, když se blíží expirace nebo už vypršela.

obrazek.png

1.2 Základní pojmy

Pojem Význam
Asset Evidovaná položka (např. licence, software, hardware). Má název, inventární číslo, typ, status, umístění, odpovědnou osobu, vlastnosti, expirační atributy, soubory a případně sledující.
Typ assetu Kategorie assetů (např. „Operační systém“, „Licence“). Určuje, jaké vlastnosti a expirační atributy asset má, a kteří uživatelé k němu mají přístup.
Vlastnost Textový údaj u assetu podle typu (např. verze, vydavatel). Nemá datum expirace.
Expirační atribut Termín s datem expirace (např. konec licence). Systém podle něj počítá status assetu a posílá upozornění.
Firma Organizační jednotka. Uživatelé i umístění assetů se vážou na firmy.
Pobočka Konkrétní adresa / lokalita pod firmou.
Umístění assetu Vazba assetu na firmu a pobočku včetně patra, místnosti a poznámky.
Odpovědná osoba Uživatel, který je za asset zodpovědný. Podle ní se sestavují seznamy „Moje“ a „Moje vyřazená“.
Sledující Uživatel, který asset sleduje, ale není odpovědnou osobou – dostává upozornění o expiracích.
Vyřazení Vyřazení assetu z aktivní evidence. Asset zůstane v systému jako vyřazený, nelze ho dále upravovat ani převádět.
Převod Změna odpovědné osoby assetu (jednotlivě, hromadně, podle typu nebo u všech assetů uživatele).
Status Aktuální stav assetu podle nejbližší expirace (viz níže).
Notifikace Zpráva v aplikaci (zvonek).
Systémový e-mail Periodicky odesílané e-mailové upozornění nastavené administrátorem.
Audit Záznam důležitých akcí v systému (přihlášení, změny, převody…).

1.3 Statusy assetu

Status se odvozuje od expiračních atributů:

Status v UI Význam
V pořádku Žádný aktivní expirační atribut není v rizikové zóně ani expirovaný
Blíží se expiraci Alespoň jeden termín je v notifikačním okně před expirací
Expirovala Alespoň jeden termín už vypršel

U jednotlivých expiračních atributů se zobrazují stavy typu „V pořádku“, „Expirovala“ nebo informace typu „Vyprší za X...“.

Notifikační okno (kolik dní před expirací se status mění na „Blíží se expiraci“) se nastavuje u typu assetu jako „Notifikační Interval dní“.

1.4 Typický životní cyklus assetu

1.5 Co systém není

2. Přihlášení a účet

2.1 Přihlášení (web)

  1. Otevřete adresu instance BR Asset (sdělí vám ji správce).
  2. Na stránce Přihlášení vyplňte vaše přihlašovací údaje
  3. Klikněte na Přihlásit se (nebo stiskněte Enter).
  4. Po úspěchu se otevře Domů.

Heslo lze zobrazit / skrýt ikonou oka vedle pole.

obrazek.png

Neúspěšné přihlášení

2.2 Přihlášení (mobilní aplikace)

V nativní aplikaci je navíc pole URL adresa hosta – adresa serveru BR Asset (např. https://brasset.cz/zakaznik1). Tuto URL vám poskytne správce.

Pravidla pro URL:

image-1786455429753-36-53.png

2.3 První přihlášení a povinná změna hesla

Pokud administrátor vytvořil účet a ještě jste si heslo sami nezměnili, systém může vyžadovat povinnou změnu hesla hned po přihlášení.

Dokud heslo nezměníte, běžné akce jsou blokované. Otevře se dialog změny hesla.

2.4 Změna hesla

Dostupné mimo demo režim:

  1. V pravém horním rohu klikněte na svůj profil (jméno / ikona osoby).
  2. Zvolte Změnit heslo.
  3. Vyplňte nové heslo a potvrzení.
  4. Uložte.

Požadavky na heslo

Heslo musí:

V dialozích je k dispozici tlačítko Náhodné heslo (kostka) a zobrazení/skrytí hesla.

2.5 Odhlášení

  1. Profil → Odhlásit.
  2. Aplikace ukončí session a přesměruje na přihlášení.

V demo režimu není menu profilu s odhlášením / změnou hesla k dispozici stejným způsobem – viz kapitola o demu.

2.6 Relace a automatické obnovení

Po přihlášení pracujete v rámci zabezpečené session. Aplikace si na pozadí obnovuje přístupový token. Pokud jste dlouho neaktivní nebo session vyprší a obnovení se nepovede, budete přesměrováni na přihlášení.

2.7 Obnovení zapomenutého hesla

Funkce „Zapomenuté heslo“ / reset e-mailem v systému není.
Pokud heslo neznáte, požádejte Administrátora, aby vám nastavil nové heslo ve správě uživatelů.

2.8 Co po přihlášení uvidíte

Záleží na roli a datech:

Podrobnosti: Role a oprávnění a Rozhraní aplikace

3. Role a oprávnění

V systému existují právě tři role. Každý uživatel má vždy jednu roli.

Role v UI Stručný popis
Administrátor Nejvyšší práva, správa celého systému
Manager Může vytvářet a spravovat assety v rámci přiděleného rozsahu
Pracovník Prohlíží assety, u kterých je odpovědnou osobou; omezené zápisy

3.1 Dva druhy omezení

  1. Role – co smí uživatel obecně dělat (vytvářet assety, spravovat uživatele…).
  2. Rozsah (scope) – u Managera a Pracovníka navíc platí přiřazení:
    • Firmy (ke kterým firmám má přístup),
    • Povolené typy assetů.

Administrátor rozsah neomezuje – vidí a spravuje vše. Při vytvoření nové firmy nebo typu assetu se administrátorům práva přiřadí automaticky.

3.2 Matice oprávnění (uživatelský pohled)

Legenda: ✅ ano · ❌ ne · ◐ částečně / s omezením

Účet a navigace

Funkce Administrátor Manager Pracovník
Přihlášení / odhlášení ✅ ✅ ✅
Změna hesla ✅ ✅ ✅
Domů (dashboard) ✅ (včetně přehledu všech) ✅ (moje) ✅ (moje)
Notifikace v aplikaci ✅ ✅ ✅
Průvodce / Wiki / nápověda ✅ ✅ ✅

Assety

Funkce Administrátor Manager Pracovník
Seznam Všechno (podle firem a typů) ✅ ✅ (jen svůj rozsah) ❌
Seznam Moje / Moje vyřazená ✅ ✅ ✅ (pokud má assety)
Seznam Všechna vyřazená ✅ ✅ ❌
Detail assetu (čtení) ✅ ✅ ✅ (své / dle API)
Vytvořit asset ✅ ✅ ❌
Upravit asset ✅ ✅ ❌
Převést odpovědnost ✅ ✅ ❌
Vyřadit asset ✅ ✅ ❌
Nahrát / smazat náhled ✅ ✅ ❌*
Nahrát / smazat přílohy ✅ ✅ ❌ (může stahovat / prohlížet)
Sledovat / Nesledovat ✅ ✅ ❌
Import / Export CSV ✅ ❌ ❌

Metadata (katalog)

Funkce Administrátor Manager Pracovník
Typy assetů (CRUD UI) ✅ ❌ ❌
Vlastnosti (CRUD UI) ✅ ❌ ❌
Expirační atributy (CRUD UI) ✅ ❌ ❌

Organizace a lidé

Funkce Administrátor Manager Pracovník
Správa uživatelů ✅ ❌ ❌
Správa firem ✅ ❌ ❌
Správa poboček ✅ ❌ ❌
Assety konkrétního uživatele (ze správy) ✅ ❌ ❌

Notifikace a audit

Funkce Administrátor Manager Pracovník
In-app notifikace ✅ ✅ ✅
Nastavení systémových e-mailů (menu E-maily) ✅ ❌* ❌
Audit ✅ ❌ ❌

3.3 Administrátor – detailně

Může:

Nemůže / omezení:

3.4 Manager – detailně

Může:

Nemůže:

3.5 Pracovník – detailně

Může:

Nemůže:

3.6 Viditelnost menu podle role

Položka menu Administrátor Manager Pracovník
Domů ✅ ✅ ✅
Assety → Typy / Vlastnosti / Atributy ✅ ❌ ❌
Assety → Všechno / Všechna vyřazená ✅ ✅ ❌
Assety → Moje / Moje vyřazená ✅ ✅ ✅*
Assety → Import / Export ✅ ❌ ❌
Sledované ✅ ✅ ✅
Správa (Uživatelé, Firmy, Pobočky, E-maily, Audit) ✅ ❌ ❌

* Panel Assety je u Pracovníka skrytý, pokud nemá žádné přiřazené assety.

3.6.1 Administrátor

image-1786462242117.png

3.6.2 Manager

3.6.3 Pracovník

3.6.4 Tabulka uživatelů

4. Rozhraní aplikace

Po přihlášení má aplikace společný hlavní stránku: horní lištu, levý sidebar a hlavní obsah.

image-1786462242117.png

image-1786463139249-45-24.png

4.1 Horní lišta (header)

Zleva doprava:

  1. Hamburger (jen na menších šířkách) – otevře / zavře sidebar.
  2. Logo BR Asset – návrat na domovskou stránku.
  3. (V demu) tlačítko Zažádat o zkušební verzi.
  4. Notifikace (zvonek) – badge s počtem nepřečtených.
  5. Pomoc (otazník) – Průvodce, Wiki, Web BR Technology.
  6. Profil – jméno, změna hesla, odhlášení (mimo demo).

Notifikace (dropdown)

Klik na zvonek otevře panel:

Podrobnosti: Notifikace v aplikaci

Menu Pomoc

Položka Účel
Průvodce Spustí interaktivní tour po rozhraní
Wiki Otevře uživatelskou wiki (externí odkaz)
Web BR Technology Odkaz na web dodavatele

4.2 Levý sidebar

Domů

Vždy viditelné → stránka přehledu.

Panel Assety

Rozbalovací sekce. Obsah závisí na roli (viz kapitola Role).

Typické položky:

U Pracovníka bez assetů je celý panel skrytý.

Sledované

Samostatná položka mimo panel Assety.

Panel Správa

Jen pro Administrátora:

4.3 Hlavní obsah

Uprostřed / vpravo se zobrazuje aktuální stránka (tabulky, detail, formuláře). Většina stránek má tlačítko Zpět vlevo nahoře.

4.4 Responzivní chování

4.5 Společné dialogy

Aplikace používá opakující se dialogy:

Dialog Kdy
Potvrzení Před destruktivní akcí (vyřazení, smazání…)
Upozornění / chyba Informace o výsledku nebo chybě
Načítání Probíhá delší operace
Problémy Souhrn chyb (např. při importu)

Tlačítka ve formulářích často:

4.6 Barevné a vizuální indikátory

5. Domovská stránka

Domovská stránka je přehledový dashboard po přihlášení.

5.1 Přehled všech assetů (jen Administrátor)

Blok obsahuje:

Sloupce tabulky typicky:

Klik na řádek otevře detail assetu.

5.2 Přehled mých assetů (všichni)

Zobrazuje assety, u kterých jste odpovědná osoba. Stejné sloupce a chování jako výše (klik → detail).

U Administrátora jsou na stránce oba přehledy (všechny + moje). U ostatních rolí zejména „moje“.

5.3 Kalendář expirací

  1. Klikněte na den s událostí.
  2. Otevře se dialog Expirace … se seznamem souvisejících assetů.
  3. Z dialogu můžete přejít na detail assetu.

5. Seznamy assetů

Seznamy assetů se liší se datovým rozsahem a dostupnými akcemi.

6.1 Typy seznamů

Položka menu Kdo Obsah
Všechno Admin, Manager Aktivní assety v rozsahu (firmy + typy); Admin vše
Moje všichni* Assety, kde jste odpovědná osoba
Všechna vyřazená Admin, Manager Vyřazené v rozsahu
Moje vyřazená všichni* Vaše vyřazené
Sledované všichni Assety, které sledujete
Assety uživatele Admin (ze správy uživatelů) Assety konkrétního uživatele

* U Pracovníka je panel Assety vidět jen pokud má přiděleny nějaké assety.

6.2 Filtry

Nad tabulkou:

  1. Vyhledat podle názvu – fulltextové / fuzzy hledání názvu.
  2. Filtrovat podle typu – výběr jednoho nebo více typů assetů.

Filtry se uplatní na aktuální seznam.

6.3 Sloupce tabulky

Typicky:

Sloupec Popis
Checkbox Výběr pro hromadné akce
Název Název assetu
Inventární číslo IČ
Hardware Ano / Ne
Status V pořádku / Blíží se expiraci / Expirovala
Typ assetu Kategorie
Firma Z umístění
Odpovědná osoba Jméno
Dnů do expirace Číslo / stav
Akce Menu řádkových akcí

Vyřazené položky jsou vizuálně odlišené (přeškrtnutí).

6.4 Akce u řádku

V menu akcí (podle oprávnění a stavu):

Klik na řádek nebo název typicky otevře detail.

6.5 Hromadné akce

Dostupné pro role s oprávněním vytvářet (Admin, Manager), u aktivních seznamů:

  1. Zaškrtněte jeden nebo více assetů nebo použijte akci nad výběrem.
  2. Možnosti zahrnují:
    • Převést uživatele u vybraných assetů,
    • Převést uživatele podle typu assetu (hromadná logika podle typu).

U vyřazených seznamů create/bulk akce nejsou.

6.6 Tlačítko Přidat nový asset

Zobrazuje se u seznamů, kde je povolené vytváření (např. Všechno, Domů u Admina). Otevře dialog Nový asset – viz Vytvoření a úprava assetů.

6.7 Prázdné stavy

7. Detail assetu

Detail je centrální obrazovka pro práci s jedním assetem.

obrazek.png

7.1 Hlavička

Zobrazuje:

Tlačítka akcí

Tlačítko Kdo Poznámka
Upravit Admin, Manager Zakázáno u vyřazených
Převést uživatele Admin, Manager Zakázáno u vyřazených
Sledovat / Nesledovat Admin, Manager Nelze sledovat vlastní odpovědnost; v demu zamčeno
Vyřadit Admin, Manager Zakázáno, pokud už je vyřazený

Pracovník tlačítka zápisu nepoužije (jsou disabled).

7.2 Umístění

Blok Umístění:

Pokud lokace chybí: „Lokace není přiřazena.“

7.3 Náhled (obrázek)

Nahrání/mazání vyžaduje oprávnění Manager/Admin.

7.4 Expirační atributy

Sekce Expirační atributy / „Důležité termíny“:

7.5 Přílohy (soubory)

Akce Admin Manager Pracovník
Seznam / stažení ✅ ✅ ✅
Nahrání / smazání ✅ ✅ ❌

7.6 Další informace (vlastnosti)

Aktivní textové vlastnosti assetu, poznámka a možnost zobrazit historii změn vlastností.

8. Vytvoření a úprava assetu

8.1 Vytvoření – dialog Nový asset

Kdo: Administrátor, Manager
Kde: Domů / seznam Všechno → Přidat nový asset, nebo v detailu → Upravit

Základní informace

Pole Povinné Popis
Název ano* Název assetu
Odpovědná osoba ano Výběr uživatele (deaktivovaní jsou přeškrtnutí)
Typ assetu ano Po výběru se načtou vlastnosti a expirační atributy
Inventární číslo dle validace Unikátní identifikátor v praxi
Poznámka ne Volný text
Je hardware ne Checkbox Ano/Ne

* Formulář se aktivuje až když jsou splněny validace (povinná pole).

Další informace (vlastnosti)

Dynamická pole podle zvoleného typu. Pokud typ nemá vlastnosti, zobrazí se info hláška. Před výběrem typu: „Pro vyplnění vlastností vyberte typ assetu“.

Expirace

Dynamická datumová pole pro každý expirační atribut typu (datepicker).

Umístění assetu

Pole Povinné Popis
Firma ano Filtruje dostupné pobočky
Pobočka ano Lokalita pod firmou
Poznámka ne Poznámka k umístění
Patro ne
Místnost ne

Uložení

Po uložení asset najdete v příslušných seznamech a na Domů.

8.2 Úprava – dialog Aktualizace assetu

Otevření: detail → Upravit (nebo akce v seznamu).

Co lze upravit

Změna odpovědné osoby se v tomto dialogu neprovádí – slouží k tomu funkce Převést uživatele.

Doplnění chybějících vlastností / atributů

Pokud typ assetu mezitím získal nové vlastnosti nebo atributy, které u konkrétního assetu ještě nejsou:

Prodloužení expirace

U expiračních atributů je akce Prodloužit – posune termín podle nastaveného intervalu atributu (dny/roky). Po prodloužení zkontrolujte nové datum a uložte.

Omezení

8.3 Doporučený postup při zakládání

  1. Ověřte, že existuje správný typ, vlastnosti, atributy, firma a pobočka.
  2. Zvolte správnou odpovědnou osobu (musí mít smysluplný přístup k firmě/typu).
  3. Vyplňte inventární číslo konzistentně s interní konvencí.
  4. Nastavte reálná data expirací.
  5. Po vytvoření případně nahrajte náhled a přílohy v detailu.

9. Převod odpovědnosti a vyřazení

Kdo: Administrátor, Manager

9.1 Převod odpovědnosti

Převod změní odpovědnou osobu assetu (nebo skupiny assetů). Použijte při odchodu zaměstnance, změně týmu nebo reorganizaci.

Odkud převod spustit

Místo Akce
Detail assetu Převést uživatele
Seznam assetů (řádek) Akce → Převést
Seznam (hromadně) Výběr checkboxů → převod vybraných
Seznam Převod podle typu assetu
Správa uživatelů Převést assety / Převést assety podle typu u konkrétního uživatele

Dialog výběru

Typicky volíte:

Pravidla a tipy

9.2 Vyřazení assetu

Vyřazení je nevratná provozní akce v UI (asset zůstane v evidenci jako vyřazený, ale nelze ho dále editovat, převádět ani sledovat běžným způsobem).

Postup

  1. Otevřete detail aktivního assetu.
  2. Klikněte na Vyřadit.
  3. Potvrďte v dialogu.

Asset se označí štítkem [VYŘAZENO], název je přeškrtnutý. Najdete ho v Všechna vyřazená / Moje vyřazená.

Kdy vyřazovat

Co vyřazení nedělá

10. Sledování assetů

Sledování umožňuje dostávat upozornění k assetu, u kterého nejste odpovědná osoba – typicky manažer, zástup nebo osoba s kontrolní rolí.

10.1 Kdo může sledovat

Zapnutí / vypnutí sledování v detailu vyžaduje oprávnění Manager nebo Administrátor.
Nelze sledovat asset, kde jste sami odpovědnou osobou (odpovědná osoba už notifikace dostává z titulu odpovědnosti).

V demo režimu je funkce zamčená.

10.2 Zapnutí a vypnutí

  1. Otevřete detail assetu.
  2. Klikněte Sledovat.
  3. Pro zrušení klikněte Nesledovat.

10.3 Seznam Sledované

Menu → Sledované

Zobrazí assety, které aktuálně sledujete, ve stejném tabulkovém rozhraní jako ostatní seznamy (bez vytváření nových).

Z panelu notifikací lze použít odkaz Zobrazit sledované.

10.4 Jak souvisí s e-maily

Administrátor v E-maily nastavuje, zda se systémové maily posílají také sledujícím osobám (checkbox „Posílat sledujícím“ / sloupec „Sledující osoby“ v tabulce preferencí).

In-app notifikace o expiracích mohou chodit jak odpovědným, tak sledujícím podle konfigurace systému.

10.5 Kdy sledování použít

11. Typy, vlastnosti a atributy

Kdo: pouze Administrátor
Tyto tři oblasti tvoří katalog metadat – bez nich nelze smysluplně zakládat assety.

Doporučené pořadí nastavení:

  1. Typy
  2. Vlastnosti
  3. Expirační atributy

11.1 Typy assetů

Menu: Assety → Typy

Seznam

Tabulka typů s akcemi vytvořit / upravit. (Mazání typu v UI nemusí být dostupné.)

Dialog Nový typ / úprava

Pole Popis
Název Např. „Software“, „Licence Office“
Poznámka Popis typu
Notifikační Interval dní Kolik dní před expirací se začne notifikovat / měnit status na „Blíží se expiraci“
Uživatelé s oprávněním Kteří uživatelé (ne-admin) mají k typu přístup; administrátoři jsou v selectu zamčení (mají vždy)

Notifikační interval určuje, kolik dní před expirací je uživatel notifikován.

11.2 Vlastnosti

Menu: Assety → Vlastnosti

Vlastnosti jsou textová metadata bez data expirace (verze, výrobce, edice…).

Filtr

Filtrování podle typu assetu.

Dialog Nová vlastnost / úprava

Pole Popis
Typ Typ assetu, ke kterému vlastnost patří
Název Název pole
Výchozí hodnota Předvyplnění při tvorbě assetu (pokud se používá)
Poznámka (u editací dle dialogu)

Akce: vytvořit, upravit, smazat.

11.3 Expirační atributy

Menu: Assety → Atributy

Expirační atributy nesou datum expirace a jsou základem statusů a notifikací.

Dialog Nový expirační atribut

Pole Popis
Typ Typ assetu
Název Např. „Konec podpory“, „Platnost licence“
Poznámka
Interval Číslo + jednotka Dny nebo Roky (pro výchozí / prodloužení)
Přidat ke všem existujícím assetům tohoto typu Checkbox – doplní atribut k už existujícím assetům s výchozí expirací dle intervalu

Akce: vytvořit, upravit, smazat + filtr podle typu.

11.4 Jak se metadata projeví u assetu

Po výběru typu v dialogu Nový asset:

Pozdější změna katalogu:

12. Firmy a pobočky

Kdo: pouze Administrátor
Menu: Správa → Firmy / Správa → Pobočky

Hierarchie:

Firma
 └── Pobočka (adresa)
      └── Umístění assetu (pobočka + patro + místnost + poznámka)

12.1 Firmy

Seznam

Dialog Nová firma / úprava

Pole Popis
Název Název firmy / organizační jednotky
Poznámka
E-mail Primární kontakt
Telefon Primární kontakt
Uživatelé s oprávněním Kteří uživatelé mají firmu v rozsahu; administrátoři jsou zamčení (přiřazeni automaticky)

Firma se používá:

12.2 Pobočky

Pobočka vždy patří pod firmu.

Dialog Nová pobočka / úprava

Pole Popis
Administrativní oblast Hlavní pojmenování pobočky v seznamech
Firma Povinná vazba
Město
Část města
Ulice
Číslo popisné
PSČ
Název organizační jednotky
Podlaží výchozí u pobočky
Místnost výchozí u pobočky
Kontaktní e-mail
Kontaktní telefon
Země
Poznámka

Vztah k umístění assetu

Při vytváření/úpravě assetu volíte firmu a pobočku; patro a místnost u assetu mohou být konkrétnější než údaje pobočky.

12.3 Doporučený postup

  1. Založte firmy.
  2. Ke každé firmě založte alespoň jednu pobočku.
  3. Teprve potom přiřazujte uživatelům firmy a zakládejte assety s umístěním.

13. Správa uživatelů

Kdo: pouze Administrátor
Menu: Správa → Uživatelé V demu je stránka zamčená.

13.1 Seznam uživatelů

13.2 Vytvoření uživatele

Tlačítko pro přidání otevře Nový uživatel:

Pole Popis
Celé jméno
E-mail Přihlašovací jméno
Telefonní číslo
Role Pracovník / Manager / Administrátor
Heslo Ručně nebo Náhodné heslo; musí splnit pravidla síly
Firmy Více firem (rozsah)
Povolené typy assetů Více typů (rozsah)

Uložte tlačítkem Přidat.

Heslo novému uživateli předejte bezpečným kanálem. Při prvním přihlášení může být vyžadována změna hesla.

Pravidla hesla (připomenutí)

13.3 Úprava uživatele

Akce Upravit – změna údajů, role, firem, typů, případně hesla (dle dialogu).

13.4 Aktivace a deaktivace

Akce Aktivovat / Deaktivovat:

13.5 Assety uživatele

Akce Assety uživatele otevře seznam s assety vázanými na daného uživatele (odpovědnost).

13.6 Převod assetů ze správy uživatelů

U řádku uživatele:

Použijte při odchodu zaměstnance dříve, než účet deaktivujete.

13.7 Jak zvolit roli

Situace Role
Plná správa systému, katalog, uživatelé, audit Administrátor
Zakládá a spravuje assety ve firmě / typech, bez správy uživatelů Manager
Jen prohlíží „své“ assety a notifikace Pracovník

13.8 Rozsah práv (firmy + typy)

Pro Managera a Pracovníka vždy nastavte:

  1. Firmy – co smí „vidět“ organizačně,
  2. Povolené typy assetů – se kterými kategoriemi smí pracovat.

Bez rozsahu Manager neuvidí / nevytvoří assety mimo svůj rámec. Administrátor rozsah nepotřebuje.

14. Notifikace v aplikaci

Notifikace v aplikaci (zvonek) informují o událostech, typicky o expiracích a souvisejících upozorněních.

Kdo: všichni přihlášení uživatelé
V demu jsou některé akce zamčené.

14.1 Panel ve headeru

Klik na zvonek:

Prázdný stav: „Žádné notifikace“.

14.2 Stránka všech notifikací

Obsahuje:

Dialog detailu notifikace

14.3 Doporučený denní postup

  1. Po přihlášení zkontrolujte badge zvonku.
  2. Otevřete nepřečtené, projděte na asset.
  3. V detailu assetu prodloužte expiraci / převeďte / vyřaďte dle situace (pokud máte práva).
  4. Označte notifikace jako přečtené.

14.4 Rozdíl oproti e-mailům

In-app notifikace Systémové e-maily
Uvnitř aplikace (zvonek) Přicházejí do e-mailové schránky
Dostupné všem rolím pro čtení Interval a příjemce nastavuje Administrátor
Okamžitá práce ze zvonku Periodické dle cron plánu

15. Systémové e-maily

Kdo: Administrátor
Menu: Správa → E-maily Název stránky: Nastavení systémových notifikací

V demu zamčeno.

Systémové e-maily jsou plánované rozesílky o expiracích (expirované / blížící se) odpovědným a/nebo sledujícím osobám.

15.1 Seznam preferencí

Tabulka sloupců:

Sloupec Význam
Expirované Ano/Ne – posílat info o už expirovaných
Blížící se expirace Ano/Ne
Odpovědné osoby Ano/Ne – adresáti = odpovědné osoby
Sledující osoby Ano/Ne – adresáti = sledující
Interval Plán v čitelné češtině (překlad cron výrazu)

Akce:

Prázdný stav: „Žádné položky“.

Úprava existující preference může v UI chybět (mazání + nové vytvoření).

15.2 Vytvoření preference

Dialog Nová notifikace:

  1. Interval – zobrazí se čitelně; ikonou tužky otevřete dialog pro nastavení plánu (cron).
  2. Checkboxy:
    • Posílat expirované
    • Posílat blížící se expiraci
    • Posílat odpovědným osobám
    • Posílat sledujícím
  3. Uložit

15.3 Jak nastavit smysluplně

15.4 Související funkce

16. Import a export

Kdo: pouze Administrátor
Menu: Assety → Import / Assety → Export
Import je v demu zamčený.

16.1 Import CSV

Název: Import assetů – „Import assetů ve formátu CSV“.

Postup

  1. Zvolte Typ assetu (povinné – šablona i import jsou vázané na typ).
  2. Stáhněte Šablona – CSV se správnými sloupci pro daný typ.
  3. Vyplňte šablonu mimo systém (Excel / LibreOffice – uložit jako CSV).
  4. Vybrat soubor (.csv).
  5. Spusťte jednu z akcí:
    • Importovat assety – vytvoří nové assety,
    • Aktualizovat assety – upraví existující podle inventárního čísla.
  6. Případně Zrušit výběr souboru před importem.

Nápověda v UI:
„Tlačítko Importovat assety vytvoří v systému nové asset, zatímco tlačítko Aktualizovat assety upraví již existující položky podle jejich inventárního čísla.“

Tip

16.2 Export CSV

Postup (typický)

  1. Zvolte jeden nebo více typů assetů.
  2. Volitelně omezte období expirací atributů (Od – Do).
  3. Spusťte export – otevře se dialog výběru sloupců.
  4. Potvrďte stažení CSV.

K čemu export slouží

16.3 Omezení

17. Audit

Kdo: pouze Administrátor
Menu: Správa → Audit

Audit slouží k dohledatelnosti důležitých akcí v systému (bezpečnost, NIS2-oriented evidence provozu).

Dostupné i v demo režimu.

17.1 Seznam záznamů

Klik otevře detail.

17.2 Detail záznamu

Typicky obsahuje:

U některých typů událostí (převod, vyřazení, follow, soubory, session…) se diff nezobrazuje – místo toho jsou shrnující informace.

17.3 Příklady událostí (uživatelsky)

Událost (význam) Příklady
Autentizace Přihlášení, odhlášení, neúspěšné přihlášení, odepření přístupu, překročení limitu přihlášení
Uživatelé Vytvoření, úprava, aktivace/deaktivace, změna hesla
Assety Vytvoření, úprava, vyřazení, převod odpovědnosti
Katalog Typy / vlastnosti / atributy – create/update/delete
Organizace Firma, pobočka – vytvoření/úprava
Soubory Nahrání/smazání přílohy, náhled
Sledování Follow / unfollow
E-maily Vytvoření/smazání systémové notifikace
Systém / audit Start/stop, přístup k auditu, retence

Kompletní české labely odpovídají tomu, co vidíte ve filtru a ve sloupci Akce.

17.4 Kdy audit používat

Audit nenahrazuje běžnou práci s assety – je to kontrolní pohled pro administrátora.

18. Mobilní aplikace

BR Asset je dostupný také jako nativní aplikace (Android / iOS) se stejným uživatelským rozhraním, doplněným o mobilní funkce.

image-1786455429753-36-53.png image-1786991992468-39-40.png

18.1 První spuštění

  1. Nainstalujte aplikaci od správce / store dle firemní politiky.
  2. Na přihlášení zadejte:
    • URL adresa hosta (bez koncového /),
    • Email,
    • Heslo.
  3. URL se uloží pro další spuštění.

18.2 Rozdíly oproti webu

Funkce Mobilní app
URL serveru Povinné pole na loginu
Kamera Vyfotit nový náhled, Vyfotit přílohu
Sidebar Zásuvný (hamburger)
Přílohy Často kartové zobrazení
Síť Při výpadku obrazovka Offline
Tlačítko Zpět (OS) Navigace historií / ukončení app

18.3 Offline

Při ztrátě připojení se zobrazí „Žádné připojení k internetu“. Po obnovení sítě se můžete vrátit k práci (typicky Domů).

Aplikace není offline-first evidence – bez sítě nelze běžně načítat a ukládat data ze serveru.

18.4 Tip pro terén

  1. Otevřete asset.
  2. Vyfoťte náhled nebo přílohu kamerou.
  3. Zkontrolujte expirace a umístění (patro/místnost) přímo na místě.

19. Demo režim

Demo instance slouží k vyzkoušení BR Asset bez plné produkční konfigurace.

19.1 Jak poznáte demo

19.2 Co je v demu omezené

Typicky zamčené nebo přesměrované:

Při pokusu o vstup se zobrazí vysvětlení, proč je funkce nedostupná.

19.3 Co v demu obvykle jde

19.4 Upozornění

Data v demu se mohou periodicky resetovat. Neukládejte do dema ostré provozní informace.

20. Průvodce a nápověda

20.1 Interaktivní průvodce

Po prvním přihlášení (pokud není vyžadována změna hesla) může aplikace nabídnout krátký úvodní průvodce (Shepherd tour).

Znovu spustíte: Pomoc → Průvodce.

Typický obsah kroků

Průvodce postupně ukáže:

Tlačítka v průvodci: Pokračovat, Zpět, Přeskočit / Zrušit, na konci Ukončit.

Stav „dokončeno“ si aplikace pamatuje pro daného uživatele (aby se tour nespouštěla pořád dokola).

20.2 Menu Pomoc

Položka Účel
Průvodce Interaktivní tour
Wiki Externí uživatelská dokumentace
Web BR Technology Web dodavatele

21. Doporučený postup prvního nastavení

Pro Administrátora, který připravuje novou produkční instanci pro uživatele.

21.1 Pořadí kroků

Krok 1 – Přihlášení administrátorem

Použijte výchozí / předané admin údaje a ihned změňte heslo.

Krok 2 – Firmy

Správa → Firmy – založte všechny organizační jednotky.

Krok 3 – Pobočky

Správa → Pobočky – ke každé firmě alespoň jedna lokalita.

Krok 4 – Typy assetů

Assety → Typy – definujte kategorie a Notifikační Interval dní.

Krok 5 – Vlastnosti

Assety → Vlastnosti – textová pole pro každý typ.

Krok 6 – Expirační atributy

Assety → Atributy – termíny (dny/roky), případně aplikujte na existující assety.

Krok 7 – Uživatelé

Správa → Uživatelé:

  1. Managers – firmy + povolené typy,
  2. Pracovníci – firmy + typy (i když jen prohlížejí „moje“, rozsah dává smysl pro konzistenci),
  3. Další administrátoři jen dle potřeby.

Předejte hesla bezpečně; počítejte s povinnou první změnou hesla.

Krok 8 – Systémové e-maily

Správa → E-maily – nastavte plán a příjemce (odpovědní / sledující, expirované / blížící se).

Krok 9 – První assety

Ověřte Domů, statusy a kalendář.

Krok 10 – Kontrola rolí

Přihlaste se testovacím Managerem a Pracovníkem:

Krok 11 – Audit

Ověřte, že klíčové akce (login, create user, create item) se v auditu objevují.

21.2 Minimální „happy path“ pro školení uživatelů

  1. Admin založí typ + atribut + firmu + pobočku + Managera + Pracovníka.
  2. Manager vytvoří asset s expirací za 10 dní a přiřadí Pracovníka.
  3. Pracovník se přihlásí, vidí asset na Domů / Moje.
  4. Admin nastaví e-mailovou preferenci.
  5. Manager prodlouží expiraci / převede / vyřadí dle scénáře školení.

22. Časté situace a tipy

22.1 „Nevidím panel Assety“

Jste Pracovník a nemáte žádný asset jako odpovědná osoba. Po přiřazení assetu (Manager/Admin) panel uvidíte. Do té doby používejte Domů a Notifikace.

22.2 „Nemohu upravit / vytvořit asset“

22.3 „Uživatel se nemůže přihlásit“

Zkontrolujte (Admin):

  1. správný e-mail,
  2. účet není deaktivovaný,
  3. heslo (nastavte nové ve správě uživatelů – reset e-mailem neexistuje),
  4. u mobilu správnou URL hosta.

22.4 „Status Blíží se expiraci / Expirovala“

  1. Otevřete detail assetu → Expirační atributy.
  2. Upravte datum nebo použijte Prodloužit.
  3. Uložte.
  4. Ověřte Domů / seznam – status by se měl aktualizovat.

Notifikační okno řídí Notifikační Interval dní u typu assetu.

22.5 „Potřebuji předat agendu odcházejícího kolegy“

  1. Správa → Uživatelé → u uživatele Převést assety (nebo podle typu).
  2. Ověřte u nového vlastníka seznam Moje.
  3. Teprve poté účet deaktivujte (ne Administrátora).

22.6 „Chci hlídat cizí asset bez převzetí odpovědnosti“

Použijte Sledovat na detailu (Manager/Admin). Sledované najdete v menu Sledované. Pro e-maily musí Admin zapnout posílání sledujícím.

22.7 „Hromadně založit stovky assetů“

  1. Připravte typ + vlastnosti + atributy.
  2. Import → Šablona pro typ.
  3. Vyplňte CSV.
  4. Importovat assety (nové) nebo Aktualizovat assety (dle IČ).

22.8 „Kdo změnil tento asset?“

Správa → Audit – filtr / hledání, otevřete detail záznamu, případně odkaz na asset.

22.9 „Stránka nejde otevřít / 404“

22.10 „Aplikace hlásí offline“

Obnovte připojení k internetu / VPN. Mobilní app bez sítě data ze serveru nenačte.

22.11 Rychlá mapa: kde co hledat

Potřeba Kde
Můj přehled Domů, Assety → Moje
Všechny assety firmy/typů Assety → Všechno
Detail a soubory klik na asset
Nový asset Přidat nový asset
Předat odpovědnost Převést uživatele
Katalog polí Typy / Vlastnosti / Atributy
Lidé Správa → Uživatelé
Firmy / adresy Správa → Firmy / Pobočky
E-mailové plány Správa → E-maily
Stopa změn Správa → Audit
CSV Import / Export