1. Úvod do systému a základní pojmy

1.1 Účel systému 
 BR Asset slouží k evidenci položek (assetů), hlídání termínů jejich platnosti (expirací), přiřazení odpovědných osob a organizačnímu zařazení do firem a poboček. Systém upozorňuje uživatele v aplikaci i e-mailem, když se blíží expirace nebo už vypršela. 
 
 1.2 Základní pojmy 
 
 
 
 Pojem 
 Význam 
 
 
 
 
 Asset 
 Evidovaná položka (např. licence, software, hardware). Má název, inventární číslo, typ, status, umístění, odpovědnou osobu, vlastnosti, expirační atributy, soubory a případně sledující. 
 
 
 Typ assetu 
 Kategorie assetů (např. „Operační systém“, „Licence“). Určuje, jaké vlastnosti a expirační atributy asset má, a kteří uživatelé k němu mají přístup. 
 
 
 Vlastnost 
 Textový údaj u assetu podle typu (např. verze, vydavatel). Nemá datum expirace. 
 
 
 Expirační atribut 
 Termín s datem expirace (např. konec licence). Systém podle něj počítá status assetu a posílá upozornění. 
 
 
 Firma 
 Organizační jednotka. Uživatelé i umístění assetů se vážou na firmy. 
 
 
 Pobočka 
 Konkrétní adresa / lokalita pod firmou. 
 
 
 Umístění assetu 
 Vazba assetu na firmu a pobočku včetně patra, místnosti a poznámky. 
 
 
 Odpovědná osoba 
 Uživatel, který je za asset zodpovědný. Podle ní se sestavují seznamy „Moje“ a „Moje vyřazená“. 
 
 
 Sledující 
 Uživatel, který asset sleduje, ale není odpovědnou osobou – dostává upozornění o expiracích. 
 
 
 Vyřazení 
 Vyřazení assetu z aktivní evidence. Asset zůstane v systému jako vyřazený, nelze ho dále upravovat ani převádět. 
 
 
 Převod 
 Změna odpovědné osoby assetu (jednotlivě, hromadně, podle typu nebo u všech assetů uživatele). 
 
 
 Status 
 Aktuální stav assetu podle nejbližší expirace (viz níže). 
 
 
 Notifikace 
 Zpráva v aplikaci (zvonek). 
 
 
 Systémový e-mail 
 Periodicky odesílané e-mailové upozornění nastavené administrátorem. 
 
 
 Audit 
 Záznam důležitých akcí v systému (přihlášení, změny, převody…). 
 
 
 
 1.3 Statusy assetu 
 Status se odvozuje od expiračních atributů: 
 
 
 
 Status v UI 
 Význam 
 
 
 
 
 V pořádku 
 Žádný aktivní expirační atribut není v rizikové zóně ani expirovaný 
 
 
 Blíží se expiraci 
 Alespoň jeden termín je v notifikačním okně před expirací 
 
 
 Expirovala 
 Alespoň jeden termín už vypršel 
 
 
 
 U jednotlivých expiračních atributů se zobrazují stavy typu „ V pořádku “, „ Expirovala “ nebo informace typu „ Vyprší za X... “. 
 
 Notifikační okno (kolik dní před expirací se status mění na „ Blíží se expiraci “) se nastavuje u typu assetu jako „Notifikační Interval dní“. 
 
 1.4 Typický životní cyklus assetu 
 
 Administrátor připraví typ, vlastnosti, atributy, firmy, pobočky a uživatele 
 Manager / Administrátor vytvoří asset a přiřadí odpovědnou osobu 
 Systém hlídá expirace → notifikace / e-maily 
 Odpovědná osoba nebo Manager prodlouží termín (úprava assetu) 
 Případně převod na jinou osobu 
 Na konci životnosti vyřazení assetu 
 
 1.5 Co systém není 
 
 Není ticketovací systém. 
 Není obecný dokumentový systém (soubory jsou vždy u konkrétního assetu). 
 Není účetnictví – inventární číslo slouží k identifikaci v BR Asset, ne jako účetní evidence.